[소프트캠프 문서중앙화 솔루션] 기업 지식자산 유출 비상, 문서중앙화 솔루션이 뜬다! MAXEON 맥시온

 

스파이 영화를 한 번이라도 본 적이 있으시다면,
기업에 몰래 침입한 스파이가 컴퓨터 앞에 앉아 정보를 빼내는 장면을 어렵지 않게 떠올릴 수 있으실 겁니다.
수트를 입고 컴퓨터를 빠른 시간에 능수능란하게 조작하는 멋진 모습의 스파이,
하지만 영화 속이 장면과 현실 사이에는 큰 차이가 있습니다.
여러 기업들이 이러한 산업 스파이로 인해 골머리를 앓고 있으니 말이지요!

 

지난해 주요 카드사와 주요 카드사와 이동 통신사 3사의 대규모 정보유출등의 사건들을 기억하시나요?
수많은 개인정보가 새어 나간 일련의 사태를 보며, 온 국민이 보안의 필요성을 몸소 느꼈던 계기가 되었었지요!
이에 기업들은 건물 입•출입부터 데이터까지 모든 분야의 보안을 강화하는 데 집중하고 있으니,
그야말로 우리는 보안이 핵심인 시대에서 살아가고 있습니다.

 

그렇다면, 이러한 보안 위협으로부터 벗어날 수 있는 방법은 없을까요?

다양한 방법들이 있을 수 있겠지만, 가장 많이 이미 접하고, 또
실제로 사용하고 계실 것이라 생각되는 것이 바로
IT기업들이 앞다투어 개발하고 있는 문서중앙화 솔루션입니다.

 

자, 그렇습니다. 오늘의 주제는 바로 문서중앙화 입니다!
이번 포스팅에서는, 문서중앙화가 정확히 무엇인지,
문서중앙화가 왜 화두로 떠오르고 있는지에 대해 자세하게 알아보도록 하겠습니다!

 

'문서중앙화'가 뭐지?

 

 

문서중앙화라… 얼핏 보기에는 쉬운 낱말로 연결된 듯 하지만,
그 뜻을 파악하기에는 참 애매하고 어려운 단어인 것 같습니다.
과연 문서중앙화란 무엇을 말하는 것일까요?

 

 
문서중앙화는 보안에 취약할 수 밖에 없는 직원 개인의 PC가 아닌
기업의 중앙 서버에 모든 문서를 집중 관리함으로써
기업의 문서를 안전하고 효율적으로 관리할 수 있도록 하는 프로그램입니다.

 

쉽게 말하자면,
문서중앙화라는 말 그대로 우리가 업무 목적으로 사용하는 문서들을 중앙으로 모아 저장하고 관리하는 서비스로 볼 수 있는데요.
그럼으로써 기업의 기밀 문서들을 개인PC로 옮겨 정보를 유출할 수 없도록 하는 동시에 문서의 통합 관리를 통해 업무의 효율성을 높여 주는 솔루션을 말하지요!

 

 

'문서중앙화'가 왜 필요하지?

 

자, 그렇다면 이러한 문서중앙화가 급격하게 발달하고 있는 이유는 무엇일까요?

 

그 이유로, 2가지를 들 수 있습니다.
바로 기업 정보 보안의 필요성 증가와 업무 효율성 증대 효과인데요.
먼저, 기업 정보 보안의 필요성 증가에 따른 문서중앙화의 발달에 대해 알아보도록 할게요.

 

 ■ 기업 정보 보안의 필요성 증가

 

위 사례와 같이 최근 기업의 기밀 정보 유출에 대한 소식을 쉽게 접할 수 있는데요.

오랜 기간 동안 공들여 만들어 낸 기술을 하루 아침에 경쟁 업체로부터 빼앗긴 상황이라니.
생각만으로도 가슴이 철렁하네요!

 

그렇다면, 왜! 이러한 사건들이 늘어나고 있는 걸까요?

 

 

IT 기술 발전과 함께 기업 정보가 출력물 형태에서 전자문서의 형태로 변화한 지금,
우리는 손쉽게 문서를 이동시킬 수 있게 되었습니다.

 

기업 정보가 전자문서의 형태로 변화하면서,
USB, 외장 하드, 메일, 웹하드 등
단순한 캡쳐와 복사+붙여넣기로도 문서를 옮길 수 있게 되었죠!

 

이를 통해, 우리는 기업 내부 직원들이 간편하게 문서를 옮겨 효율적으로 작업을 할 수 있도록 되었습니다.
여러분도 이미 업무에서 많은 부분 활용하고 있을 거라 생각 됩니다.

 

하지만 이점이 있다면, 그 뒤에 따르는 부작용 또한 있겠지요?
이러한 점이 정보 유출자에게는 손쉽게 기업의 기밀문서를
유출할 수 있는 환경을 제공하기도 합니다.
위의 두 사례에서도 볼 수 있듯이,
실제로 기업의 정보 유출은 대부분 내부 직원에 의해 일어나는 경우가 많다고 해요.

 

[출처: 산업기밀보호센터]

 

정보 유출자의 약 80%가 전직, 현직 직원 등 내부 직원이라니!
기업 내부에서의 문서 보안이 왜 중요한지 알 수 있겠죠?

 

 

■ 업무 효율성 증대 효과

 

기업내의 직원들이 개인 PC에 개별적으로 업무 자료를 보관하게 되면 어떻게 될까요?

 

 

 

개인의 PC나 모바일에 저장되어 있는 문서를 매번 메일과 메신저 등을 통해 공유해야만 하는 번거로움을 겪게 되겠지요.
퇴사를 하거나 출장을 가서 자리를 비우게 된 사람들과의 업무 협력도 제한되겠죠?

이에 따라,
기업들은 문서의 통합 관리를 통해 업무의 효율성을 높이려 합니다.
바로 문서중앙화 프로그램을 통해서 말이죠!

 

 

위 그림과 같이, 기업 내의 모든 자료들을 한 곳에 저장하고 관리한다면 개인 PC에 저장되어 있는 문서를 필요 시마다 전달할 필요가 없겠지요?
사용자는 개인 PC가 아니더라도 언제 어디서나 업무를 원활히 수행할 수 있는 건 물론이고요!

 

결과적으로,
문서를 다른 PC로 옮기는 중간 과정이 생략되니 업무 시간이 절약되고 부서 내, 부서 간의 빠른 커뮤니케이션이 가능해 질 수 있겠지요.
업무가 진행되는 과정을 실기간으로 모니터링 할 수 있으니,
혹시 모를 업무 실수를 줄일 수도 있습니다.

 

더불어 회의와 같이 문서를 함께 공유하며 논의해야 할 경우
종이 문서 없이 상황에 따라 필요한 자료를 중앙 저장소에서 가져와 열람 할 수 있는 환경을 제공하여 회의 시 원활한 의견 공유에 도움을 준답니다.
또한 문서를 인쇄하면서 발생하는 자원 낭비와 보안 문제도 한번에 해결 할 수 있는 것이죠.

 

소프트캠프의 문서중앙화 솔루션 MAXEON

 

자, 오늘날 문서중앙화가 왜 필요한지 알게 되었나요?!

 

위에서 이야기한 바와 같이,
문서중앙화의 필요성이 대두되면서 회사의 기밀 문서를 보호하는 동시에 업무 효율을 강화해 줄 수 있는 솔루션을 도입하고자 하는 기업이 늘고 있는데요.
소프트캠프의 MAXEON 맥시온을 통해 문서의 체계적인 관리를 가능하게 하는 문서중앙화 환경을 구현할 수 있습니다!

 

<MAXEON 시스템 구성>

 

위 그림에서 보는 것과 같이,
MAXEON 맥시온은 직원들의 모든 업무 결과나
기업 내의 문서들을 중앙 저장소에 자동으로 바로 저장시켜 줍니다.

 

업무 중 생성되는 모든 자료들을 중앙 저장소에서 관리하므로,
문서를 개인 PC에 저장 후 따로 전달할 필요가 없고
실시간 업무 진행 현황을 체크할 수 있어
기업 내 직원 및 부서간의 업무 연계 시 보다 높은 효율을 발휘할 수 있겠죠?

 

또한, 중앙 저장소에 저장된 문서들은 내부의 특정 관리자가
그 권한을 통제할 수 있기 때문에 위에서 보았던 내용처럼
아무리 전∙현직 내부 직원일 지라도 함부로 외부로 유출할 수가 없는 것이지요!

 

소프트캠프의 문서중앙화 솔루션 MAXEON 맥시온과 관련된 정보는
이전 포스팅에서도 그 짱짱한! 기능들을 자세히 풀어 설명한 적이 있으니
참고해 보시는 것도 좋을 것 같아요! [포스팅 바로가기]]

 

자, 지금까지 문서중앙화가 무엇인지,
최근 각광받고 있는 이유는 무엇인지에 대해 자세히 알아보았습니다.

정보화의 시대, 이제는 정말 기업 내에서 축척한
수많은 정보와 문서들이 곧 기업의 자산인 시대가 된 만큼
우리 회사의 핵심 자산도 이에 발맞춰 보안을 강화하고
동시에 업무의 효율을 높여 주는 문서중앙화 솔루션을 갖추어야 하겠습니다!