안전한 문서관리 꿀팁! 문서중앙화 & 문서보안 DRM

 

기업 업무를 구성하는 가장 기본적인 단위는 무엇일까요?

우리의 몸이 아주 작은 세포들로부터 시작되는 것처럼
기업 업무의 구성은 ‘문서’라는 단위부터 시작합니다.

기업 내에서 이루어지는 모든 업무는 ‘문서’를 통해 이루어지고 커뮤니케이션 됩니다.
업무의 과정, 그에 따른 결과와 성과 또한 문서를 통해 산출되기 때문에
결국 ‘문서’는 기업의 실체이자, 기업을 이루는 재산이며,
기업 구성의 가장 기본이 되는 단위인 것이죠.

 

문서 = 업무 = 기업

 

 

정보화 시대에서 ‘문서’는 단순히 업무의 범위를 넘어
기업의 자산이자, 나아가 기업의 경쟁력과 존폐를 결정하는 핵심이 되었습니다.
문서를 어떻게 관리하냐에 따라 기업의 업무생산성과 효율성이 좌우되고,
중요한 산업 기밀문서가 유출 될 경우 기업의 미래가 사라질 수도 있기 때문이지요.

그래서, 기업들이 안전한 문서관리 방법에 대한 고민들을 끊임없이 하고 있는 것입니다.

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오늘 소개해드릴 내용은,
많은 기업에서 고민하고 있을 '안전한 문서관리 어떻게 해야 하는가?' 입니다.
문서보안 전문기업 소프트캠프가 알려드리는 안전한 문서관리 꿀팁!
함께 알아보도록 하겠습니다^^

 

 

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20대 직장인 1,632명을 대상으로 기업 문서관리 실태와 관련하여 조사한 결과
국내 직장인의 72.6%가 기업 업무용 문서관리에 고충을 겪고 있다고 응답했습니다.

 

하루에 수십, 수 백 개씩 쌓이는 문서들,
각자 성향에 따라, 업무 스타일에 따라 저장하는 파일이름이 다르고
회사 매뉴얼이 있다고 해도 매번 파일명, 폴더별로 정리하는 것도 만만치 않습니다.
그렇다고 쌓아놓자니 이 많은 문서들을 한눈에 구별해낼 수 있는 방법이 없습니다.
이 뿐만이 아닙니다.

 

 

AM 9:00 아침부터 어남택씨의 메일에는 불이 났습니다. 프로젝트 담당자인 A대리의 갑작스러운 퇴사로 인해 프로젝트 관련 문서들이 몽땅 사라진 것입니다 김대리에게 급히 연락을 취했지만 예상대로 전화는 받지 않습니다. ​ PM 1:00 마음을 가라 앉히고 점심 식사를 마친 어남택씨. 사라진 자료를 찾기 위해 마스터 폴더에 접속했지만 프로젝트 문서로 짐작이 가는 파일만 100여개. 심지어 파일명도 전부 비슷한 상황. 어남택씨는 이른바 ‘멘붕’에 빠져버렸습니다. 어떤 파일이 최종일까요? PM 3:00 100개가 넘는 파일을 일일이 열어 확인한 끝에야 겨우 프로젝트 문서를 찾아낸 어남택씨. 어제 부탁했던 첨부자료 문서를 전달받기 위해 B직원에게 메신저를 보냈지만 무슨 일에선지 답장이 없습니다. 자리까지 찾아가 본 결과, 연차라니......!!. ​ PM 6:00 결국 하루 종일 문서를 찾느라 헤맨 어남택씨. 겨우겨우 완성된 프로젝트 문서를 팀 내에 공유하기 위해 이메일에 접속했습니다. 문서 용량은 50MB, 보내야 할 팀원은 30명, 다시 멘붕이 시작됐습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

퇴사, 연차 등 담당자 부재 시의 파일 혼재
비슷한 파일명에서 오는 검색 혼란
문서 공유에서 발생되는 시간 낭비!

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지금 이 순간에도 많은 기업들이 고민하는 문제가 아닐까 싶습니다.
어남택씨 회사의 문서관리, 이대로 괜찮은 걸까요?

 

 

 

 

 

기업 내 문서, 체계적으로 관리한다면 소중한 지식자산이 되지만
그렇지 않다면 뒤죽박죽 섞여있는 파일에 불과합니다.
효율적인 문서관리의 첫 걸음, 바로 문서중앙화 ‘맥시온(MAXEON)’으로 시작해야 합니다.

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문서중앙화를 도입하면, 기업 내 발생되는 모든 문서들이 중앙 저장소로 자동으로 모여 한 곳에 저장됩니다.
개인 PC가 아닌 중앙 저장소로 집중시켜 저장하기 때문에
일일이 개인 PC 내에서 문서를 관리할 필요가 없는 통합 문서 관리를 실현할 수 있는 것이죠.

그렇다면 어남택시가 근무 중인 OO기업의 문서관리와
문서중앙화를 사용한 문서관리는 어떤 점에서 차이가 있는 걸까요?

 

편리한 문서공유 O  O  기업 : 인사이동∙휴가∙퇴사 등 담당자 부재 시 업무 마비! 문서중앙화 : 모든 문서가 중앙저장소에 있으니 부재와 상관 없이 열람이 가능하고                     메일로 문서를 일일이 공유할 필요가 없으니 협업이 이렇게 쉬울 수가!

 

 

 

 

 

 

 

 

검색시간 절감 ​ O  O  기업 : 언제 작성되었고 언제 수정되었는지 제대로 알 수 없던 수많은 문서들!                    비슷비슷한 파일명 속에서 내가 찾는 문서는 대체 어디에 있는 걸까? 문서중앙화 : 중앙폴더에 일렬종대로 정리된 문서들! 작성날짜, 수정시간 등을 확인할 수 있으니                     문서 검색도 쉬워지고, 중복 문서를 최대한 배제하여 시간도 단축할 수 있습니다

 

 

 

 

 

 

 

 

 

관리비용 절감   O  O  기업 : 무슨 파일인지도 모르는 문서만 수 백 개, 용량만 차지하는 골치덩어리 문서중앙화 : 불필요한 문서에 대한 관리 비용(TCO)을 절감할 뿐 아니라 제로다큐먼트를                   가능하게 하여 물리적으로도, 시스템적으로도 장기적으로 비용을 절감할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

안전한 문서 관리 ​ O  O  기업 : 개인이 보관하는 파일은 언제든지 문서 손상, 유실, 바이러스 감염의 위협에 노출 문서중앙화 : 중앙서버를 통한 통합관리로 외부 유출될 가능성을 사전에 차단! 외부 반출 시                   관리자 승인이 필수! 개인 PC 저장 시엔 별도의 보안 캐쉬 영역까지 제공하니                   문서를 안전하게 관리할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

편리한 문서 관리부터 문서 유출 차단 효과까지!
PC, 이메일, 클라우드 여기저기에 흩어져 있던 문서가 통합 관리되니
문서관리에 어려움을 느끼던 직장인들도
문서중앙화 솔루션 맥시온(MAXEON) 하나면 고민 끝!
업무의 효율성과 보안성, 체계적인 데이터관리까지 완벽하게 시작할 수 있습니다.

 

하루에도 셀 수 없을 만큼의 문서가 만들어지는 기업 내에서
문서를 관리한다는 것은 단순히 파일을 관리하는 것 그 이상의 의미가 있습니다.

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기업의 핵심정보, 지식자산을 담고 있는 기업 문서!

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매년 보안 부주의로 인해 발생하는 기업 정보유출사고들을 보며
작은 문서 하나가 가져오는 막대한 파급력을 느끼셨다면,
그리고 조금 더 안전한 기업 환경을 만들고자 한다면
문서중앙화 솔루션과 함께 문서보안 DRM을 사용하시는 것을 추천합니다.

 

 

 

문서보안 DRM은 기업 정보 보안의 가장 근원적인 정보유출방지 솔루션입니다.
산업 스파이, 악성코드, APT 공격 등의 예측할 수 없는 사이버 위협요소로부터
전자문서의 암호화 & 사용자 인증 권한 제어 등 원천적이고 근본적인 차단 기술을 통해
기업의 소중한 정보자산을 보호할 수 있습니다.

직장 내 커뮤니케이션 도구 활용에 대한 설문에서
대부분의 직장인들은 이메일, 메신저 등을 통해 자유롭게 문서를 공유하고 있다고 응답했습니다.

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기타 저장 매체를 사용하여 문서를 공유한다는 응답도 23.9%로 집계되었는데요.
하지만, 과연 이런 공유방식이 보안에 있어선 괜찮은 걸까요?

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자유로운 문서공유는 직장 내 협업과 업무효율을 높이는 데에 있어선 분명 중요한 요소입니다.
하지만 소중한 기업 정보자산인 ‘문서’를 안전하게 공유하기 위해선

문서중앙화를 통한 문서관리와 더불어 문서를 안전하게 지켜주는 문서보안 DRM이 함께 수반되어야 합니다.

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소프트캠프 문서보안 DRM 다큐먼트 시큐리티(Document Security)는
전자문서의 생성-사용-유통-폐기에 이르는 전 과정에서
사용자별/부서별 업무 특성에 맞춘 권한 제어가 가능하기 때문에
허가되지 않은 사용자의 문서 열람을 방지하고
문서 사용 이력을 통해 문서의 사용 현황 파악 및 사후 감사 기능을 제공합니다.

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또한, 조직 내 사용자들간의 문서 유통 외에도
외부 협력사를 대상으로 한 문서 반출 시에도 사내 문서를 안전하게 전달할 수 있기 때문에
두 솔루션을 함께 사용하였을 때 더 큰 시너지 효과를 가져 올 수 있습니다.
문서중앙화의 보안 범위를 문서보안 DRM을 통해 더욱 강화 할 수 있는 것이죠.

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일반적인 자료 공유에 있어서도 응답자의 45.1%가 불편함을 호소한
‘대용량 파일의 전송 불가 및 저장기간 제한’과 같은 문제점도
두 솔루션을 통합하여 사용할 시에 해결 가능하니
직장인의 업무고충 해결은 물론 업무 생산성까지 함께 향상시킬 수 있습니다.
진정한 시너지 효과란 바로 문서중앙화와 문서보안 DRM을 두고 말하는 거겠죠? ^^

 

 

문서중앙화 솔루션 맥시온(MAXEON)의 업무효율성과
문서보안 DRM의 우수한 보안이 합쳐진다면
기업문서관리, 이제 고민할 필요가 전혀 없습니다.

보안이 강화된 문서유통 및 권한관리의 놀라운 시너지 효과!

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더 늦기 전에 정보보안과 문서관리의 중요성을 인지하고 미리 대비한다면
소중한 기업 정보, 쉽고 안전하게 지킬 수 있습니다!

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안전한 문서관리 완전정복! 소프트캠프와 함께 하세요^^