완벽한 스마트워크 환경! 문서중앙화 & 모바일 DRM

 

 
바야흐로 ‘스마트’를 논하지 않고서는 살아갈 수 없는 세상이 되었습니다.
시대를 주름잡았던 피처폰도 이제는 사용자를 거의 찾아볼 수 없게 되었고,
‘스마트 폰’, ‘스마트 TV’, ‘스마트 홈’, ‘스마트 워치’까지
우리가 일상생활에서 접하는 모든 기기들과 환경들은
모두 ‘스마트’라는 단어 없인 표현될 수 없을 만큼 시대가 변화하였습니다.

 

이처럼 빠르게 변화하는 스마트시대를 증명하듯,
오랜 시간 경직되어 있던 업무 환경 또한 큰 변화의 중심에 서있습니다.

 

바로 스마트워크(Smart Work)의 등장입니다.

스마트워크라 함은 스마트한 기기를 통해서 언제 어디서나,
시간과 장소에 제약 없이 업무를 처리할 수 있는 환경이기도 하지만,
효율적이고 유연한 업무환경 속에서 스마트하게 업무를 할 수 있는 것이라고도 할 수 있습니다.

 

 

 

 
요즘 어떤 광고에서는 사무실과 회의실에서, 해외 현장에서, 또 다른 해외 지역에서
회의가 가능하다는 내용으로 언제 어디서나 업무를 볼 수 있다고 말합니다.
‘내가 있는 곳이 곧 사무실’이 되는 것이지요.

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스마트워크는 스마트폰과 태블릿 PC 등 다양한 스마트기기가 보편화 되면서
기존의 비효율적인 업무 방식을 개선하고,
보다 편리하고 효율적인 근무 환경을 도입하기 위한 방법으로 주목 받고 있습니다.

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스마트기기를 통한 모바일 오피스, 전자결재 시스템 등 스마트워크만 구축되어 있다면
내가 어디에 있든, 지금 이 곳이 내 책상이자 내 사무실이 될 수 있는 것입니다.
출근길이나 출장 시에도 스마트기기를 통해 평소처럼 업무를 볼 수 있고,
일일이 종이서류를 들고 문서를 전달하기 위해 사무실을 헤메일 필요도 없죠.

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이렇듯 스마트워크 환경에서는 즉각적으로 업무를 처리할 수 있고

다양한 문서파일 공유를 통한 협업을 가능하게 하기 때문에
효율적인 시간 관리 측면에서 바쁜 직장인들에게 꼭 필요한 업무 환경입니다.

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최근에는 스마트워크 환경을 구축하기 위한 시도로
이메일, 메신저, 전자결재, 문서관리 등 커뮤니케이션 채널을 소셜 기반으로 단일화한
기업용 SNS도 사용하고 있는 상황입니다.
효율적이고 편리한 스마트워크 환경을 구축하기 위해서는 어떤 것들이 필요할까요?

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정보보안 전문기업 소프트캠프가 알려드리는 ‘스마트워크를 위한 2가지 필수 솔루션’
지금부터 함께 알아보도록 하겠습니다 :)

 

 

 

스마트워크에서 첫 번째로 갖춰져야 할 것은 효율적인 문서관리입니다.
효율성을 중심으로 하는 스마트워크 환경에서,
‘모든 업무는 문서로 시작하여 문서로 끝이 난다’는 진리는 변함이 없기 때문이죠.

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또한, 스마트워크는 문서 작업 환경이 간소화 되어 있는 스마트기기를 통해
빠른 시간 내에 업무를 처리해야 하기 때문에
편리하게 문서를 작성하고 공유하기 위해선
문서를 한 눈에 검색하고 열람할 수 있는 문서관리 솔루션이 필요합니다.

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문서관리가 스마트워크의 필수요소라는 사실, 아직 잘 모르시겠다고요?
 

홍보 홍보대행사에 근무 중인 성보라씨, 오늘은 사업을 따내기 위한 경쟁PT가 있어 아침부터 들뜬 출근길에 올랐습니다. “어제 야근하면서까지 PPT를 작성했고, 남은 뒷부분은 김대리가 작성한다 했으니 이제 지긋지긋한 밤샘도 끝!” 이라는 생각에 오늘따라 발걸음도 가볍습니다. 회사에 도착 후, PPT를 넘겨 받기 위해 김대리를 찾는 성보라씨. 하지만 무슨 이유에서인지 김대리에 행방은 아무도 찾을 수 없었습니다. 급히 김대리의 PC에 로그인해 파일을 찾으려 했지만 바탕화면을 뒤덮고 있는 수 백 개의 문서파일들 중 어떤 것이 자신의 PPT인지 찾을 수 없습니다. 결국 파일을 찾지 못한 성보라씨는 미완성된 PPT로 경쟁 PT에 참여할 수 밖에 없었고 계약은 저 멀리 날아가 버렸습니다.

밤을 새가며 준비한 PPT가 파일을 전달 받지 못했다는 이유로 물거품이 되어 버린다면
도대체 어디에서 보상받아야 하는 걸까요?

직장 생활을 하다 보면 필수적으로 따라오는 스트레스!
직장생활을 하면서 화병을 앓은 적이 있으신가요?

 

 
어느 취업포털 사이트에서 한 ‘직장인 화병’에 대한 설문조사에서
직장인 448명 중 90%가 화병을 앓은 적이 있다고 답했습니다.
이들은 위의 성보라씨처럼 ‘상사 동료와의 인간관계 갈등’을 주된 이유로 꼽았습니다.

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파일을 주지 않고 떠나버린 김대리
업무의 인수인계를 제대로 하지 않은 채 퇴사한 박과장
팀프로젝트 파일 한번 주고 받으려면 함흥차사인 최팀장 등등

우리 주변에서도 문서관리 솔루션의 부재로 인해
이와 같은 난처한 상황에 빠진 사람들을 심심치 않게 목격할 수 있습니다.
때로는 그 피해의 주인공이 나 자신이 되는 경우도 있죠.

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문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)은
개인 PC 내에 존재하는 모든 업무파일을 ‘중앙 저장소’에 저장하기 때문에
매번 메신저와 메일로 파일을 주고 받는 행위 자체가 필요 없어지니
편리하게 문서를 작성하고 공유할 수 있게 됩니다.

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관리자 입장에서는 모든 문서가 자동으로 중앙 서버에 저장 되기 때문에
각각의 업무 진행상황을 한 눈에 파악할 수 있을 뿐 아니라
결근∙퇴사∙인사이동 등 다양한 인적 제약 요소에서도 원활한 파일 열람∙공유를 가능하게 하여
스마트워크의 편리성 효율성 측면에서 가장 필수적인 문서관리 방법으로 주목 받고 있습니다.

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뒤죽박죽 섞여있던 문서들이 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)을 통해
착착 정리되니 성보라씨의 고민 또한 훨훨 날려버릴 수 있겠네요~^^

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문서의 검색-열람-작성-공유-협업까지 한번에!
문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)과 함께라면
수 백, 수 천 개에 이르는 문서 더미들 속에서 스마트워크를 이루는 건 문제 없겠죠?

 

 

 

 

회사 내부의 스마트워크는 문서중앙화로 해결한다면
회사 외부에서의 스마트워크 환경은 모바일 DRM을 통해 실현할 수 있습니다.
사무실에서만 업무가 가능하다면 진정한 스마트워크라 할 수 없으니까요.

 

지난 번 실수로 인해 시말서까지 써야 했던 성보라씨. 이번에는 신규 고객사와의 계약을 위해 지방 출장 길에 올랐는데요. 기필코 실수하지 않겠다는 생각에 계약서류들을 꼼꼼히 가방에 챙겼습니다. 무사히 계약 장소까지 도착했고, 이번엔 왠지 계약 분위기마저 좋은 것 같습니다. 그런데 마지막 서류만이 남은 상황에서 성보라씨의 귓가를 스치는 한 마디 “저기... 이 서류가 아닌데요?” 황급히 회사로 전화를 걸어 SOS를 요청했지만 수화기 너머로 들리는 매정한 소리 “고객님이 전화를 받을 수 없어 삐소리 후 ∙∙∙” 사무실에서만 문서를 열람할 수 있었던 성보라씨는 이번에도 시말서와 함께 회사로 복귀하고 말았습니다.

 

보통의 사내 보안시스템은 사무실 내 PC에서만 문서를 작성하고 열람할 수 있었기 때문에
외근∙출장과 같은 외부 업무처리에 있어서는 한계가 있을 수 밖에 없습니다.
하지만 모바일 DRM과 함께라면 외부에서 안전하고 스마트하게 업무를 처리할 수 있다는 사실!

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스마트폰, 태블릿 PC 등 스마트 디바이스의 활용도가 높아지면서
스마트워크 환경에 최적화된 모바일 DRM, DS for Mobile의 활용도가 높아졌습니다.
“언제, 어디서나, 안전하게” 기업의 업무 환경을 지원하는
스마트워크의 필수 솔루션이 되었지요.

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모바일 DRM은 PC에서만 한정되었던 기존의 문서보안 솔루션인 DRM을
모바일 오피스 환경에 맞추어 최적화시킨 정보유출방지 솔루션이기 때문에
회사 외부에서도 스마트 기기를 통해 안전하고 스마트한 업무 환경을 구현할 수 있습니다.

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사내 업무 시스템에서 다운받은 보안문서를
권한에 따라 스마트폰에서도 안전하게 열람/편집할 수 있을 뿐 아니라,
PC 환경과 동일하게 클립보드(Copy & Paste) 및 화면캡쳐 제어가 가능하기 때문에
외부에서도 업무의 연속성을 유지하면서 편리하게 문서작업을 할 수 있습니다.

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또한, 문서의 열람/편집에 대한 기록 조회를 할 수 있고,
기기 분실 시에도 정보가 유출되지 않도록 안전한 보안환경을 제공하니
보안에 취약했던 기존 스마트워크 환경에서도 모바일 DRM, DS for Mobile과 함께라면
언제든지 편리하고 안전한 스마트워크를 누릴 수 있습니다
장소에 상관없이 스마트폰 하나만 있으면 모든 문서작업이 가능하니까

진정한 내 손안의 사무실, 스마트워크란 바로 이런 게 아닐까요?^^

 

 

 

안전이 보장되어 있지 않은 채로 편리성만 강조하는 것은
진정한 스마트워크라 할 수 없습니다.

문서의 효율적인 관리와 보안을 바탕으로 한 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)
그리고 언제 어디서나 편리하고 안전한 업무환경을 지원하는 모바일 DRM, DS for Mobile
이 둘을 함께 사용한다면
업무 생산성과 효율성, 두 마리 토끼를 잡는 스마트워크를 누리실 수 있습니다~^^

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하지만 스마트워크 환경에서 가장 중요한 것은
보안 정책 규정을 지키면서 업무를 하는 자세와 책임감이 바탕이 되어야 합니다.
자유로운 업무 환경을 보장해주는 스마트워크인 만큼
보안 인식을 높이고 조금 더 신경 쓴다면
기업에게도 개인에게도 너무나 완벽한 업무환경이 될 테니까요^^

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스마트워크를 위한 필수 솔루션! 문서중앙화 & 모바일 DRM!
여러분의 스마트한 업무 환경을 위해
오늘도 소프트캠프가 함께 달리겠습니다!!