문서중앙화, 왜 필요한 걸까요?

 

지난 3월, 전자정부 솔루션페어 2016 전시회에
소프트캠프가 참가했던 소식을 전해 드렸었는데요.

전시회 당시 저희 부스에 방문하셨던 참관객들의
가장 큰 관심사가 바로 문서중앙화였어요!

실제 방문객들의 80% 이상이
‘문서중앙화’에 대해 문의했다는 사실!
저희도 현장에서 문서중앙화의 중요성을 생생하게 느낄 수 있었답니다.

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덕분에 저희 소프트캠프는 ‘문서중앙화'에 대한 상담으로
전시 기간 내내 눈 코 뜰 새 없이 바빴지만,
소프트캠프를 찾아주신 분들께 ‘문서중앙화’의 효과에 대해
열심히 설명 드리며 보람찬 시간을 보냈답니다. ^^

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그렇다면, 보안 담당자들이 왜 이렇게 문서중앙화에 주목하는 걸까요?

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문서중앙화가 대체 왜 필요한 것인지,
소프트캠프에서 시원~하게 설명해 드리도록 하겠습니다! 

 

 

문서중앙화란?   문서를 사용자 개별 PC가 아닌 회사의 중앙 서버나 스토리지에 강제 저장하여 문서를 회사에 자산화하고 외부로 유출 되지 않도록 하는 보안 솔루션

 

 

 

기업의 업무 데이터는 대부분 문서로 만들어 집니다.
그리고 이 문서에는 기업의 소중한 지식자산이 담겨있죠.
예를 들면, 사업계획서, 영업기밀, 설계도면, 개발소스, 고객정보 등이 있겠죠?

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만약, 이렇게 중요한 문서들이 제대로 관리도 안되고,
보안 위협으로 인해 손실되거나 사라진다면 어떻게 될까요?
두말할 필요 없이.. 여러 측면에서 기업에 큰 손해가 발생하지 않을까요.

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문서중앙화가 필요한 이유! 더 구체적으로 설명해 드릴게요! 

 

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1. 법규 준수

기업들이 문서중앙화를 도입하려는 가장 첫 번째 이유는 바로 제도에 있습니다.

 

[2012년 10월 금융위원회] 금융감독원에서 발표한 금융회사 정보기술(IT)부문 보호업무 모범규준   금융회사 등은 단말기(개인용 컴퓨터 포함)에 주요정보를 보관하지 않도록 하고, 단말기를 공유하지 아니하여야 한다.

 

이 제도에서는 가장 주목할 점은
직원들의 개인 PC에 고객정보를 저장할 수 없다는 것 인데요,
내부자에 의한 고객정보 유출과 외부공격으로 인한 해킹 피해를 대비하여
고객정보를 중앙 서버에 저장하도록 의무화 된 것이죠.

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이로 인해 금융권을 비롯한 많은 기업들은 문서중앙화를 도입해서
고객정보를 중앙서버에서 관리하는 자율적인 보안체계를 구축하고 있고요. ^^

 

2. 내부자에 의한 정보유출방지

 

기업 정보를 가장 쉽게 유출할 수 있는 것이 바로 내부자 인데요.
그 중에서도 내부자로 구성된 산업스파이가 가장 위협적이라 할 수 있습니다.

문서를 체계적으로 관리해 주는 솔루션이 없다면,
손 쉽게 회사의 정보를 유출할 수 있는 환경을 만들어 주는 원인이 됩니다.

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마치 길에 떨어진 동전 같다고나 할까요?
‘아무도 지키지 않는데 누군가 주워가도 모를 것’이라 생각하는 거죠.

문서중앙화를 도입해서 문서를 개별 사용자가 아닌 기업에서 직접 관리해야
보안도 강화할 수 있고 직원들에게는 보안에 대한 경각심도 높여줄 뿐 아니라,
내부자에 의한 정보유출을 사전에 방지할 수 있는 것이지요!

 

 

3. 통합적이고 효율적인 문서 관리

 

①  통합적인 문서 관리   하루에도 수십, 수백 개씩 생겨나는 문서! 각 부서별로 뒤죽박죽 정리되지 않은 문서! 어떻게 관리하시나요? ​ ☞ 문서중앙화를 통해 모든 문서를 중앙서버에서 통합적으로 관리한다면    개인 PC마다 문서를 보관할 필요도 없어지고    중요 문서도 제대로 관리할 수 있고, 각 부서별/팀별로 구분해서 문서를 관리하기가 수월해 지겠죠?!

 

②  문서유출 방지 만약 퇴사자가 회사의 중요한 문서를 밖으로 빼돌린다면? ​ ☞ 문서중앙화를 사용한다면, 문서를 외부로 반출하기 위해서    관리자의 승인을 받아야 하기 때문에 개인적으로 파일을 유출 할 수 없답니다!

 

③ 효율적인 협업환경 제공 하루에도 몇 번씩 팀원들과 문서를 주고 받는데 시간을 허비하시나요? ​ ☞ 모든 기업 문서가 문서중앙화를 통해 공유되니, 더 이상 문서전달에 시간을 허비할 일이 없죠    또한 부재 시에도 각자 필요에 따라 중앙서버에서 문서를 꺼내가면 되니    다른 팀과의 협업에서도 문서중앙화 하나면 걱정 없죠!

 

1,000명의 직원이 일하고 있는 기업에서 만든 업무 문서들이 1년 동안 쌓인다면?
또는, 10,000명의 직원이 일하는 곳의 문서들이 10년 동안 쌓인다면??

그 많은 문서들을 어떻게 하면 잘~ 관리할 수 있을까요?
그 많은 직원들이 어떻게 하면 잘~ 협업하면서 일할 수 있을까요?

바로! 문서중앙화가 있어서 잘~ 할 수 있습니다.
문서중앙화는 업무 문서를 유실하지 않고, 통합적으로 관리할 수 있는
체계적인 문서관리 환경을 만들어주고,
협업을 할 때에도 효율적으로 할 수 있는 기능을 제공 하기 때문이죠.

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4. 랜섬웨어 대응

 

최근, 전염병처럼 번지고 있는 랜섬웨어도
기업의 중요한 정보자산을 노리는 주범 중에 하나로 떠오르고 있습니다.
아래 그래프에서 보시면 더 확실히 느끼실 수 있으실 겁니다. 

 

 

 ▲ 2015년 랜섬웨어 감염업종별 통계(출처 : 랜섬웨어침해대응센터)

 

 

랜섬웨어에는 약도 없다는 말이 있을 정도로,
그에 대응할 수 있는 보안제품에 목이 말라 있는 상황 인데요.
랜섬웨어가 보안담당자들의 가장 큰 고민이라 할 정도로 대응 방안이 시급합니다.

 

이런 상황에서 문서중앙화가 사막의 오아시스처럼
랜섬웨어에 대응할 수 있는 보안 솔루션으로 각광을 받고 있습니다.

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그 이유는! 사용자 PC가 랜섬웨어에 감염 되더라도
문서를 중앙 서버에 안전하게 저장해 놓았기 때문에 그 피해를 최소화할 수 있기 때문이지요.

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사용자 PC가 아닌 회사에서 관리하는 중앙 저장소에 문서가 보관되어 있는데,
아무리 PC를 랜섬웨어로 감염시켰다 한들 어떻게 PC에 없는 문서를 인질로 잡을 수 있겠어요?!
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이러한 이유로 문서중앙화는 이제 기업들이 선호하는

보안 솔루션으로 자리매김 하고 있습니다.

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소프트캠프에도 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)이 있는데요!

 

15년 이상 문서보안에 특화된 기술력을 갖춘 보안전문 기업으로서,
문서중앙화 또한 그 기술력을 바탕으로 만들었다고 자부합니다. 

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저희 문서중앙화 솔루션을 도입한다면,
위에 설명 드린 필요성을 충족시켜 주는 것은 물론이고,
사용성이 고도화된 기능들을 만나보실 수 있습니다.

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실제로 MAXEON(맥시온)을 도입 했을 때,
어떤 효과를 얻을 수 있는지 <경영자, 사용자, 보안담당자> 측면에서 설명해 드릴게요~

 

 

보안 솔루션을 도입하기에 앞서 가장 중요하게 보아야 할 점은
‘모두를 만족시킬 수 있는가’의 문제입니다.

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경영자는 “비용이 효율적인가?, 자산화가 가능한가?”를 가장 먼저 생각할 것이고
제품을 직접 사용하는 직원은 “사용하기 편리한가?”가 우선시 될 테죠.
보안담당자는 “안전한가?”가 첫 번째일 것입니다.

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기업인과 사용자, 보안담당자 모두를 만족시킬 수 있는
혁신적인 문서중앙화 솔루션, MAXEON(맥시온)이라면 가능합니다.

 

 

■ 관리적 측면 (경영자)   1. TCO 절감 효과  = 모든 문서가 중앙 서버에 모이게 되면 중복 데이터가 사라지게 됩니다.     불필요한 문서에 대한 자료관리 비용이 절감됨은 물론 일일이 문서를 인쇄∙배포 할 필요가     없어지니 Zero Document(제로다큐먼트)환경을 완벽하게 실현할 수 있죠     결국 기업인 입장에서는 기업 운영 비용 자체가 절감되는 효과를 가져오게 되는 것 입니다. ​ 2. 문서 손실 방지  = 문서는 기업의 가장 중요한 자산입니다.      개인 PC에 저장된 파일은 내부자, 저장매체, 랜섬웨어 등의 위협 속에서 언제나 손실될 수 있죠.      중앙 스토리지를 이용한다면 손실 위험 없는 안전한 문서 관리가 가능해집니다. ​ 3. 정보의 자산화 = ‘빅데이터’는 향후 기업이 나아가야 할 길을 알려주는 나침반과 같은 존재입니다.     문서중앙화 MAXEON(맥시온)은 기업 내 모든 업무 데이터를 중앙 저장소로 이동시켜     점차 누적∙증가하는 기업 지식자산을 효과적으로 관리해줍니다.

 

■ 실무적 측면 (사용자)   1. 부서 간의 편리한 협업  = 기업 내 업무는 공동의 업무인 경우가 대부분입니다.      개인 프로젝트는 결재에 결재가 꼬리를 물고, 팀 프로젝트는 두 말할 필요도 없죠.      MAXEON(맥시온)은 중앙 서버를 통해 조직단위의 문서 협업 환경을 만들고      편리한 문서 공유 문화를 정착시킬 수 있습니다. ​ 2. 업무효율성 = 매번 이메일과 메신저를 통해 파일을 주고 받던 불편함도 이제는 끝!    모든 업무파일은 중앙 서버를 통해 유통되기 때문에 문서 전달 시간도 절감되고    작업 생산성도 UP! 유연하게 업무를 처리할 수 있죠. ​ 3. 쾌적한 업무환경 = 바탕화면을 수놓던 수 십∙수 백개의 파일도 이제 안녕~    업무 시 일일이 파일을 다운받을 필요가 없어 용량 부담도 없고, 쾌적한 업무환경까지!

 

 

■ 보안적 측면 (보안담당자)   1. 산업스파이 차단 = 보안관리자의 권한 통제와 승인에 따라 문서를 열람/외부 반출 할 수 있기 때문에    문서의 무단 반출을 막아 기업 경계 1순위 산업스파이를 원천적으로 차단할 수 있습니다. ​ 2. 메일∙이동식 저장매체 등을 통한 유출차단 = 중앙 저장소에 위치한 모든 데이터를 반출 제어함으로써    메일, 이동식 저장매체(USB)를 통한 기업 자산의 유출을 차단합니다.. ​ 3. 보안의식 함양 = 고양이 앞에 생선 맡기기는 이제 그만! 철저한 문서관리 솔루션을 통해 구성원들로 하여금    또한 사내 문서들은 내 소유가 아닌 ‘회사의 소유’라는 것을 일깨우고    구성원들 스스로 보안의식을 함양할 수 있도록 만듭니다.

 

 

어떤가요?
이제 문서중앙화가 왜 필요하고, 기업에서 어떤 효과를 낼 수 있는 지
조금은 감이 잡히시는 것 같나요?

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문서중앙화는 유출은 유출대로 차단해 주고!
업무와 관리의 효율성까지 향상시키는 방향으로 발전하고 있습니다.

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문서의 관리부터 기업의 경영 혁신까지!
팔방미인 문서중앙화 하나면 기업 구성원 모두가 만족하는
보안 솔루션을 도입할 수 있는 것이죠. 

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앞으로의 기업의 미래는 문서를 얼마나 효율적으로 활용하고
체계적으로 관리하는가에 달려있습니다.

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이제 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)으로 실현해 보세요!

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