[소프트캠프 문서중앙화 솔루션] 한방에 문서관리 다함께 맥시온♪ 기업협업도 정보보안도 OK!

 

기업의 지식 자산을 통합적으로 관리, 보안해주는 솔루션인 문서중앙화!
이미 많은 기업과 기관들은 문서중앙화를 통해
업무효율도 UP, 작업능률도 UP 되는 효과를 톡톡히 누리고 있는데요^^

 

아직도 문서중앙화를 사용하지 않는 분들을 위해!
그리고 문서중앙화가 우리 조직에 필요한지 궁금해하시는 분들을 위해
체크리스트를 통해 점검 해보도록 하겠습니다.

 

Q. 다음에서 해당되는 항목에 체크해보세요.

 

“김대리, 작년 프로젝트 보고서 파일 좀 메일로 보내줘” 팀장님의 한 마디에 ‘어디다 저장해뒀더라’ 난감하셨던 적 있으신가요?   보고서_1113, 보고서_최종, report_(1) 각자 다른 파일명으로 개인 PC에 뒤죽박죽 섞인 파일들! 대체 어떤 게 최종 보고서인지 헷갈리신 가요?   회의자료 준비하는데 복사만 100장째... 내가 복사긴지 복사기가 난지 정체성에 혼란이 오셨나요?   “정사원... 파일은 주고 퇴근해야지.” 담당자가 퇴근하면 파일열람 자체가 불가능하셨나요?   “김대리 하던 업무는 누가 인수인계를 받은 거에요?” 퇴사자가 업무파일을 공유하지 않고 퇴사할 경우, 자료나 이력이 없어서 곤란하셨나요?   “타 부서와 자료 주고 받는 것 만 벌써 한 시간째....” 축축 처지는 다운로드 속도만큼 업무효율도 다운되진 않으셨나요?

 

남의 얘기 같지가 않으신가요?
이중 한가지라도 해당 되신다면
네, 지금이 바로 문서중앙화가 필요할 때입니다.

 

 

문서중앙화가 뭐에요?

 

 

소프트캠프의 문서중앙화 솔루션은,
쉽게 말해 개인 PC 내 업무 파일을 ‘중앙저장소’에 저장하는 솔루션이라고 생각하시면 됩니다.
개인 PC에서 작성한 모든 문서가 기업 내 중앙저장소로 모여 저장되는 것인데요.
‘우리는 지금 마스터폴더 사용해서 파일을 관리하고 있는데?’라고 생각하실 수 있겠지만,
일부 기업에서 사용하는 마스터폴더와는 차원이 다른 솔루션입니다.

 

일반적인 기업 시스템은 개개인이 작업한 내용이 각자의 PC상에 존재하고
메일이나 마스터폴더로 옮겨서 공유하지 않는 한,
통합적인 문서 관리 자체가 불가능했습니다.

 

업무 공유, 협업 등에 있어서
이 프로젝트가 어디까지 진행이 된 건지 한눈에 파악하기 어려웠고
담당자가 자리를 비웠을 때나 퇴사, 인사이동 등의 상황 시
파일 열람을 할 수 없는 등 몇 가지 제약조건이 따르게 됩니다.
때로는 개인 PC에 저장 된 파일이
바이러스, APT, 파일 삭제, 메모리 손상 등의 위험에 노출되어
기업 자산에 막대한 피해를 끼친 경우도 있었습니다.

 

 

다행히 필요한 파일을 찾게 되었다 하더라도,
파일을 전송하기 위해 메신저나 메일을 들락날락 해야만 했던 불편함...
누구나 한번쯤은 겪어보셨을 겁니다.
뿐만 아닙니다. 파일을 개인이 소유하고 있음에 따라
파일 무단 반출이 기업 자산 손실로 이어지는 보안 문제 또한 심각했습니다.

 

기업은 이러한 문제점 속에서
자신들의 지식 자산을 혁신적으로 관리∙보안하기 위한
문서중앙화 솔루션이 필요하게 되었고
저희 소프트캠프 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)를 도입하게 되었습니다.

 

 

문서중앙화 환경에서는
모든 개인 PC에서 작성한 파일들이 개인 PC가 아닌 중앙저장소에 자동으로 저장되는데요.
개개인마다 다른 버전의 파일을 가지고 있는 것이 아닌.
중앙저장소로 집중화하여 통합 관리를 하게 되는 것이죠.

 

개인 PC에서 열람과 작성은 가능하지만,
저장은 중앙저장소에만 가능하기 때문에
문서가 외부로 유출되는 가능성을 원천적으로 차단해 줍니다.

 

 

모든 업무 파일이 중앙화 환경에서 관리됨으로써
기업 내 파일의 중복을 배제하여 검색시간을 절감시키는 효과를 가져 오는 것은 물론,
효율적인 문서관리와 함께 업무 효율성이 쭉쭉 올라가는 건 당연한 결과겠죠?

 

 

기업 내 문서관리는 문서중앙화 하나면 끝!

 

그렇다면, 문서중앙화를 도입한 후에는 어떤 변화가 일어났을까요?

 

“김대리, 작년 프로젝트 보고서 파일 좀 메일로 보내줘” → 팀장님, 저희 팀 공유폴더에 저장되어 있습니다^^   보고서_1113, 보고서_최종, report_(1) 어떤 게 최종 보고서야? → 일렬로 쭉 정렬되어 검색 한번이면 파일 찾기 OK!   회의자료 준비하는데 복사만 100장째... → 모든 회의자료는 공유폴더에 업로드! 복사 신데렐라에서 탈출!   “정사원... 파일은 주고 퇴근해야지.” → 정사원은 갔어도 파일은 공유폴더 안에 있으니 일일이 연락할 필요가 없구먼!   “김대리 하던 업무는 누가 인수인계를 받은 거에요?” → 인수인계가 제대로 안돼도 기존 자료를 쉽게 찾을 수 있으니 걱정 없네.   “영업팀과 자료 주고 받는 것 만 벌써 한 시간째...” → 조직 간 폴더를 공유하니 매번 다운로드 할 필요가 없네요!

 

어떤가요?
꼬이고 꼬였던 업무 진행이
문서중앙화 하나로 180도 바뀌어 버리니,
업무 능률도, 직원들의 사기도 충전 완료!
효율적인 업무 진행을 위해서 문서중앙화는 필수템인거죠.^^

 

이 외에도 기업 내 다양한 업무 프로세스에서도
문서중앙화를 통해 업무 능률 상승에 톡톡한 효과를 누릴 수 있습니다.

 

 

여기서 잠깐!
마스터폴더와 문서중앙화의 차이점을 집어드릴게요.
앞서 언급한 마스터폴더는 개인의 PC에서 작업을 하고 저장을 했다가
일일이 마스터폴더에 복사하는 번거로움이 따르지만,
문서중앙화는 따로 복사할 필요 없이 중앙저장소로 바로 저장이 되기 때문에
번거로울 일은 없습니다.
또 외부로 반출하기 위해서는 관리자의 승인을 받아야 하기 때문에
파일이 유출되는 일도 적겠죠.
거기다 중요한 문서는 모두 마스터폴더에서 넣는 시스템으로
개인PC는 저장하지 않은 채 마스터폴더에만 저장했다가
마스터폴더가 바이러스에 걸린다면 그 뒷감당은 어떻게 해야 할까요?
겪어보신 분들이라면 그 아찔함과 막막함을 떠올리실 수 있을 것입니다.

 

 

문서중앙화 MAXEON(맥시온)을 사용하면 이런 점이 좋습니다.

 

 

◈ 문서유출방지
문서중앙화 환경에서는 문서의 개인화와 내부자에 의한 유출을 차단하기 때문에
기본적인 업무 문서들부터 기업의 존폐까지도 결정지을 수 있는 내부 기밀 문서까지
소중한 기업의 정보 자산을 보호할 수 있습니다.
또한 중앙 관리를 통해 기업 내 업무 파일에 대한 소유권이
개인이 아닌 기업에 있다는 것이 더욱 확실해지니
직원들의 인식제고에도 뛰어난 효과가 있답니다.

 

◈ TCO 절감효과
문서중앙화의 도입은 기업 내 업무 데이터를 100% 기업 자산화 시킬 수 있기 때문에
관리 및 활용에 대한 TCO(total cost ownership) 자체를 절감 할 수 있습니다.
수십, 수백 대의 PC를 관리하는 기업에서는
막대한 양의 TCO 비용을 절감할 수 있고
장기적으로 본다면 기업 경쟁력을 높일 수 있는 확실한 방법이죠.

 

◈ 업무 생산성 향상
모든 문서가 공유폴더로 모이는 문서중앙화의 시스템은
조직 단위의 문서협업/공유가 일반화되기 때문에
기업의 작업 생산성 향상을 향상 시켜주는 결과를 가져옵니다.
매번 메신저와 메일로 파일을 주고 받는 행위 자체가 필요가 없게 되니
시간적 여유도 훨씬 많아지고, 커뮤니케이션도 훨씬 더 원활해 진답니다.

 

◈ 문서 검색 시간 절감
문서중앙화를 통해 공유 폴더 속에 자리잡은 문서들은
공유폴더에서 삭제하지 않는 이상 언제든지 열람할 수 있습니다.
또한 문서작성 날짜와 시간을 확인할 수 있기 때문에
최대한 문서의 중복을 배제할 수 있고
어떤 문서가 가장 최근의 문서인지, 내게 필요한 파일인지 한 눈에 찾아볼 수 있는 거죠.
작년 보고서 파일을 찾던 팀장님도 이제는 더 이상 물어보지 않으시겠죠? ^^;;

 

◈ 제로다큐먼트
문서중앙화만 있다면 복사기에서 해방될 수 있습니다!
각자가 필요한 파일은 공유폴더를 통해 개인 PC에서 바로 확인 할 수 있으니
A4용지로 일일이 복사를 할 필요가 없는 것이죠.
이로써 제로다큐먼트 환경을 완벽히 구현할 수 있다는 것인데요.
회의자료와 같은 공유 자료들도 일일이 복사하거나 개인적으로 전달할 필요가 없이
공유폴더에 넣어만 놓으면 클릭 한번으로 회의 준비는 끝!

 

◈ 빅데이터
기업이 다루는 데이터는 오랜 기간 축적 시 고객들의 행동, 의견은 물론
생각과 잠재소비까지 분석하고 예측할 수 있는 빅데이터가 되는데요.
특히나 IT와 스마트혁명 시대에서는 이러한 빅데이터를
기업 경쟁력 강화, 생산성 향상을 위한 중요한 원천으로 주목하고 있습니다
문서중앙화는 기업 내 모든 데이터를 중앙으로 축적시켜 관리하기 때문에
기업의 미래 자산이라 할 수 있는 빅데이터를 만드는 기반이 되는 것이죠
티끌 모아 태산이라는 말이 있지만
그 티끌을 각자 모으느냐, 모든 사람이 함께 모으느냐는 큰 차이가 있겠지요.

 

지금 보안시장은 문서중앙화로 후끈!

 

 

어떤가요?
고객님의 기업에 문서중앙화가 필요한 시점인지요?

 

위에서 설명 드렸던 문서중앙화 솔루션의 장점인
업무 데이터를 중앙집중화 하는 것은 물론,
MAXEON(맥시온)은 업무 특성상 사용자 PC에 저장 공간이 필요한 경우
별도의 보안 캐쉬(Cache)영역을 제공합니다.
그렇기 때문에 유연한 업무 대응과 보안 강화까지 되니
더 이상 문서중앙화 도입을 미룰 필요가 없겠죠?

 

보안을 더 철저히 하고자 하는 기업들은
소프트캠프의 문서 DRM인 Document Security와
문서중앙화 솔루션인 MAXEON(맥시온)을 함께 사용하여
보다 더 안전한 기업 보안에 힘쓰고 있답니다^^

 

특히 ECM 시스템의 도입으로
콘텐츠 통합관리 및 로컬 PC 저장 통제를 검토 중인 기업이나
사내 정보 관리 시스템을 조금 더 강화하고자 하는 기업들에게
바로 MAXEON(맥시온)이 그 해결책이 되어 드릴 수 있습니다.

 

소프트캠프의 문서중앙화 솔루션 MAXEON(맥시온)으로
효율적인 문서관리와 업무생산성,
두 마리 토끼를 모두 잡으시길 바랍니다!